Ervaren Secretaresse (32 uur)

Algemene omschrijving

Voor onze vestiging in Eindhoven zijn wij per 1 oktober op zoek naar een secretaresse:
In deze functie ben je samen met een collega-secretaresse verantwoordelijk voor alle werkzaamheden op het secretariaat van Eindhoven. Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel klanten (verzekeringsmaatschappijen, organisaties, arbodiensten), cliënten als collega’s. Je bent ondermeer verantwoordelijk voor het correct plannen en bijhouden van de agenda’s van de psychologen. Je draagt zorg voor verzending van rapportages en stelt daarbij de uitgaande offertes op. De samenwerking met en de overdracht aan je collega-secretaresse speelt een belangrijke factor in een succesvolle uitvoering. Daarnaast functioneer je als een van de secretaresses binnen het Ascender team van secretaresses (Utrecht, Eindhoven, Den Haag), waarbij het belangrijk is dat werkprocessen en procedures op de verschillende secretariaten op elkaar afgestemd zijn. De werkzaamheden binnen de functie zijn divers.

We zijn op zoek naar iemand, die snel kan schakelen, proactief is, een positieve instelling heeft, representatief is, integer en een klantvriendelijke houding heeft, zowel naar klanten als intern. Je bent gewend zelfstandig te werken, maar ook zoeken we een team-speler. Je kunt in een drukke omgeving werken (open ruimte) en je bent accuraat.

Werkzaamheden:
- Zelfstandig afhandelen van telefoon, e-mail en post
- Invoeren en bijhouden van urenregistratie-en klantensysteem
- Inplannen, uitnodigen nieuwe cliënten
- Agendabeheer (outlook)
- Administratief bijstaan van de psychologen
- Opstellen van correspondentie (bijv. opzet van offertes)
- Facturatie vanuit urenregistratie- en klantensysteem
- Vervaardigen van presentaties
- Administratief voorbereiden van trainingen
- Afstemmen werkprocessen en agenda’s andere vestigingen
- Voorraadbeheer

Gestelde eisen

Wij vragen:
- MBO+ werk- en denkniveau
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Uitstekende kennis van MS Office
- Commerciële instelling
- Goede communicatieve vaardigheden
- Kennis online-media

Uren

32

Meer informatie

Wat bieden wij:
Een dynamische en inspirerende werkomgeving in een ruim kantoorpand vlakbij het station te Eindhoven. Een salaris inclusief bijdrage aan pensioenopbouw met uitzicht op een vast dienstverband.

Wanneer je zeker weet dat je aan deze voorwaarden voldoet en de werkomgeving spreekt je aan, dan zien we je cv met motivatie graag tegemoet.
Je kunt tot uiterlijk 7 september reageren onder vermelding van Secretaresse. De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op 19 en 20 september a.s.